Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelarskie na Konferencję pn. „XIV Konferencja Naukowo-Techniczna Bezpieczeństwo robót strzałowych”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Główny Instytut Górnictwa - Państwowy Instytut Badawczy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000023461

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Gwarków 1

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-166

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: mwallenburg@gig.eu phachula@gig.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gig.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Instytut Badawczy

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi hotelarskie na Konferencję pn. „XIV Konferencja Naukowo-Techniczna Bezpieczeństwo robót strzałowych”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3d4c8ba3-d792-4249-aadc-ca6e64c32612

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00150982

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-03-18

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-3d4c8ba3-d792-4249-aadc-ca6e64c32612
mwallenburg@gig.eu phachula@gig.eu

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu poczty elektronicznej mwallenburg@gig.eu lub phachula@gig.eu lub Platformy e-Zamówienia, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Wszystkie wysłane i odebrane przez Wykonawcę
wiadomości widoczne będą po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. Korzystanie z Platformy e Zamówienia jest bezpłatne.
2. Postępowanie można wyszukać ze strony głównej Platformy e-Zamówienia poprzez kafelek „Przeglądaj postępowania / konkursy”.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać aktywne konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e Zamówienia. Wykonawca posiadający aktywne konto na Platformie e-Zamówienia będzie miał dostęp do formularzy służących do komunikacji z Zamawiającym oraz do formularzy umożliwiających złożenie lub wycofanie oferty. Przeglądanie i pobieranie publicznej
treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
UWAGA – Wykonawca powinien dokładnie zapoznać się z instrukcją zakładania konta użytkownika, dostępną na Platformie e Zamówienia, kafelek „Centrum Pomocy”.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów / oświadczeń / informacji zostały opisane w regulaminach korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępnych pod adresem ttps://ezamowienia.gov.pl w zakładce „CentrumPomocy”.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia wynosi 150 Mb. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z Platformy e-Zamówienia oraz wymagania dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
6. Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę jej przekazania na Platformę e-Zamówienia, a za datę przekazania dokumentów elektronicznych, cyfrowych odwzorowań dokumentów oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e Zamówienia, a w przypadku przekazywania tych dokumentów oraz informacji za pomocą poczty elektronicznej – datę potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej dokument / informację z serwera pocztowego Zamawiającego.
7. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy powinni posługiwać się numerem postępowania nadanym przez Zamawiającego, tj. FZ.212.6.2025.PIHA
8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być
zgody z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. (Dz.U. z 2020r., poz.2452).
9. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Główny Instytut Górnictwa
Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą przy Pl. Gwarków 1 w Katowicach, 40-166, tel.: 32 259 20 00, fax: 32 259 65 33.
2. Inspektor Ochrony Danych dostępny jest pod adresem: gdpr@gig.eu.
3. Dane osobowe są przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO - w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – podstawą prawną ich przetwarzania jest ciążący na Administratorze obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych.
4. W razie zawarcia wskutek przeprowadzonej przez Administratora procedury o udzielenie zamówienia publicznego umowy dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji tej umowy na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub czynności poprzedzających jej realizację;
b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków ciążących na Administratorze, wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów prawa zamówień publicznych i prawa podatkowego;
c) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w tym dochodzenia lub odpierania ewentualnych roszczeń.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
a) dostępu do treści danych osobowych oraz ich sprostowania, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
b) ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art.18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważne względy interesu
Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
c) wniesienia sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych – w zakresie określonym w przepisach RODO;
d) wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów, w jakich dane są przetwarzane. W przypadku niepodania danych osobowych udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcie i realizacja umowy nie będzie możliwe. Niezbędność podania przez Panią/Pana danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest wymogiem ustawowym, określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
7. Udostępnione przez Panią/Pana dane osobowe mogą być udostępnione innym podmiotom w celu wykonania na zlecenie Administratora czynności związanych z realizacją celów przetwarzania. Odbiorcami danych mogą być również instytucje upoważnione z mocy prawa, w tym podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art.18 oraz art.74 ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Udostępnione przez Panią/Pana dane nie będą podlegały udostępnieniu do państwa trzeciego lub do organizacji międzynarodowej.
9. Udostępnione przez Panią/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz w formie profilowania.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: FZ.212.6.2025.PIHA

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

W związku z organizacją konferencji naukowej Główny Instytut Górnictwa Państwowy Instytut Badawczy zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne.
Zamawiający wymaga, aby konferencja „XIV Konferencja Naukowo-Techniczna Bezpieczeństwo robót strzałowych” odbyła się w dniach 07-09 maja 2025 r.
Przewidujemy, że w konferencji udział weźmie maksymalnie 140 uczestników. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników konferencji w granicach 70 osób. Ostateczna lista uczestników konferencji będzie przesłana na siedem dni przed rozpoczęciem konferencji.
Wymagania Zamawiającego:
- Lokalizacja ośrodka w granicach administracyjnych Beskidu Śląskiego, Beskidu Żywieckiego, Beskidu Małego na terenie Polski.
- standardu obiektu, w którym odbędzie się konferencja - minimum 3 gwiazdki (nadane decyzją Marszałka Województwa).
- ośrodek w którym zostanie zorganizowana konferencja musi dysponować min. 60 pokojami 1-osobowymi (możliwość wykorzystania pokoi 2 osobowych jako 1 osobowe) oraz 6 apartamentami do wykorzystania każdy przez 1 osobę. Pozostałe osoby (74) zostaną zakwaterowane w pokojach 2, 3 lub 4 osobowych.
Pokoje dla uczestników konferencji będą dostępne od godziny 9.00 w dniu 07.05.2025 do godziny 14.00 w dniu 09.05.2025 r. Pokoje dla wszystkich uczestników muszą znajdować się w ramach jednego obiektu.
- wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiad serwowany wg ustalonego menu, przerwy kawowe wg ustalonego menu
- zapewnienie miejsca na organizację uroczystej kolacji (ok. 500m2) dla uczestników konferencji w dniu 07.05.2025 r. na około 150 osób z oprawą muzyczną (DJ).
- zapewnienie sali konferencyjnej:
- miejsca siedzące dla minimum 150 osób, (uczestnicy konferencji+ zaproszeni goście)
- sala konferencyjna z wyposażeniem audiowizualnym (projektor, rzutnik multimedialny, ekran, laptop, mikrofony bezprzewodowe (min. 2) nagłośnienie, wskaźnik laserowy)
- wyciszona, z dostępem do światła dziennego i z możliwością zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji,
- klimatyzowana,
- zapewnienie stołu prezydialnego i 5 miejsc siedzących dla prowadzących przez cały czas trwania konferencji,
- sala konferencyjna musi posiadać zaplecze sanitarne (toalety),
- wykonawca zobowiązany jest do utrzymania czystość na sali konferencyjnej.
- we foyer przed salą konieczne jest udostępnienie miejsca dla roll-upów i stoisk reklamowych o powierzchni około 30-50 m2
- serwis kawowy będzie miał miejsce w sali konferencyjnej lub w sali położonej w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, przeznaczonej do wyłącznej dyspozycji uczestników konferencji,
- wynajęcie minimum trzech mniejszych salek konferencyjnych (pojemność każdej z salek minimum 25 osób) na potrzeby bieżących spotkań i dyskusji,
- dysponowanie parkingiem na min. 100 samochodów w odległości nie większej niż 200 m. od ośrodka w którym zorganizowana będzie konferencja,
- zapewnienie w dniach konferencji w holu recepcji obiektu możliwości stworzenia oddzielnego i nie kolidującego z pracą recepcji głównej stanowiska recepcyjnego dla organizatorów konferencji z możliwością bezpłatnego dostępu do drukarki, ksero i internetu, od godz. 17:30 w dniu 06.05.2025 r. oraz w dniu 07.05.2025r. od godz. 08.00.
- zapewnienie transportu autokarem na wycieczkę terenową połączoną z kolacją regionalną w dniu 08.05.2025r. dla 120 osób na ok. 6 godzin.
- zorganizowanie kolacji regionalnej w dniu 08.05.2025 r. – odległość nie większa niż 15 km od ośrodka w którym odbędzie się konferencja wraz z przewozem uczestników (120 osób).
- zapewnienie możliwości zorganizowania sesji posterowej,
- zapewnienie dedykowanej osoby do obsługi technicznej konferencji, do stałej obsługi mediów audiowizualnych podczas trwania konferencji.
- zapewnienie miejsc noclegowych w dniu 06.05.2025 r. dla organizatora (ok. 10 osób) oraz części uczestników konferencji (ok. 20 osób). ilość osób zostanie podana na siedem dni przed rozpoczęciem konferencji.
- zagwarantowanie pomieszczenia na potrzeby bezpiecznego przechowania bagażu podczas pierwszego i ostatniego dnia konferencji.
- w celu ustalenia szczegółów związanych z organizacją konferencji Zamawiający wymaga zorganizowania 1-dniowego spotkania z przedstawicielem Wykonawcy w terminie 07-11.04.2025 r. na terenie ośrodka w którym odbędzie się konferencja.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-05-06 do 2025-05-09

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena brutto (z podatkiem VAT) za wykonanie przedmiotu zamówienia

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ilości uczestników, rodzaju wykonanych usług, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie zgodnie z
załącznikiem nr 4 do SWZ.
- oświadczenia dotyczącego dysponowaniem ośrodkiem spełniającym wymagania Zamawiającego opisane w SWZ zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-03-26 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: platforma e-zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-03-26 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-04-24

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE